Organiser une activité à l'ULiège
Vous souhaitez organiser une activité à l’intérieur ou à l’extérieur des bâtiments ULiège ?
L’Université a mis en place une procédure spécifique pour la gestion de ces demandes. Cette procédure permet d’uniformiser le processus de demande de réservation, de centraliser et faciliter l’échange des informations relatives à ces demandes. Les conditions d’acceptation d’organisation des manifestations n’ont pas été modifiées mais sont clarifiées.
Toute demande d’organisation d’une activité (hors cours), organisée en intérieur (salles et espaces communs) et/ou en extérieur, doit être introduite via la plateforme SAM au plus tard 10 jours ouvrables avant l’évènement.
La demande sera ensuite transmise aux différents intervenants du processus de validation pour évaluation et traitement avant décision finale (accord ou non). Vous pourrez en suivre l’évolution à chaque étape et interagir avec les gestionnaires.
Nous attirons votre attention sur les quelques remarques ci-dessous, préalables à l’introduction d’une demande :
- Ce formulaire de réservation de locaux est réservé aux cercles étudiants reconnus par la Fédé, sans que cette légitimation ne soit suffisante pour valider la demande ;
- L’organisation de toute activité dans les locaux universitaires nécessite l’accord préalable et écrit du Directeur Administratif du bâtiment ;
- L'accord est conditionné à la désignation d'un étudiant référent qui sera présent sur place pendant toute la durée de l’évènement et veillera tout au long de celui-ci, à ce que la consommation des boissons alcoolisées ou fermentées reste raisonnable et modérée et que des boissons non-alcoolisées et des en-cas soient également proposés en quantité suffisante. Cet étudiant référent a également la responsabilité d’appeler le Poste Central d’Alarme (n° 04/366.32.34) en cas de problème.
- Les personnes « hors ULiège » ne sont pas autorisées à participer à des évènements festifs étudiants organisés sur les sites de l’Institution. L’accès est autorisé pour les séminaires et conférences ;
- Il est interdit aux étudiants d’introduire, de consommer, de distribuer ou de vendre des boissons alcoolisées, fermentées ou de la nourriture dans les locaux et sites de l’Institution. Cette interdiction pourra toutefois être levée dans des circonstances particulières moyennant l'accord explicite préalable du Doyen (pour les cercles étudiants facultaires) ou de l'Administrateure (pour les cercles étudiants interfacultaires et évènements organisés dans un bâtiment non spécifiquement affecté à la faculté dont dépend le cercle), qui précisera les limites de cette exception (lieu, durée, ...).
- L’institution se réserve le droit de refuser l’occupation des locaux pour les motifs suivants sans que cette liste ne soit exhaustive :
- Indisponibilité des locaux à la date demandée ;
- Risques liés à la sécurité ;
- Risques d’atteinte à l’image de l’ULiège ;
- Débat non contradictoire ou thème contraire aux valeurs de l’ULiège.
- L’institution se réserve également le droit d’imposer des dispositions particulières de gardiennage, à charge du cercle étudiants organisateur de l’évènement, en cas de risques de débordements lors de l’évènement (liés au thème de l’évènement et/ou aux personnes invitées), ou en fonction du bâtiment occupé.
